FUNGSI-FUNGSI DAN ADMINISTRASI MANAJEMEN

 Pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijakan umum yang telah dirumuskan. Hal ini berarti bahwa administrasi dan manajemen tidak menjalankan sendiri kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional itu dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.

Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen.

Ada empat faktor yang menyebabkan timbulnya perbedaan-perbedaan yang tidak fundamental. Faktor-faktor tersebut ialah :

  1. Kondisi masyarakat serta taraf kemajuannya dalam suasana para sarjana tertentu menulis;
  2. Filsafat hidup yang dianut oleh sarjana yang bersangkutan;
  3. Latar belakang pendidikannya;
  4. Perkembangan ilmu itu sendiri.

Karena adanya pengertian-pengertian pendapat itu tidak perlu diinterpretasikan sebagai tidak adanya kesatuan pola pikir. Tidak pula dapat diinterpretasikan sebagai faktor penghalang kea rah perkembangan yang lebih pesat dari ilmu pengetahuan.

A.  KLASIFIKASI POKOK FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI dan  MANAJEMEN

Pada dasarnya keseluruhan fungsi-fungsi administrasi dan manajemen dapat dibagi menjadi dua klasifikasi utama, yaitu :

1.   Fungsi Organik

Yang dimaksud fungsi organik adalah semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.

2.   Fungsi Pelengkap

Yang dimaksud dengan fungsi pelengkap yaitu semua fungsi yang meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, sebaiknya dilaksanakan juga dengan baik karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu akan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisiensi, ekonomis, dan efektif.

B.  Beberapa Contoh Teori Fungsi-Fungsi Administrasi dan Manajemen

Di bawah ini diberikan beberapa contoh dari berbagai teori yang telah dikemukakan.

  1. Henry Fayol, merupakan seorang ahli yang pertama kali menulis tentang teori administrasi dan manajemen dalam bukunya yang berjudul General and Industrial Management. Fayol mengatakan bahwa fungsi administrasi dan manajemen itu ialah:
    1. planning (perencanaan),
    2. organizing (pengorganisasian),
    3. commanding (pemberian komando),
    4. coordinating (pengkoordinasian), dan
    5. controlling (pengawasan).

Fungsi terpenting dari rangkaian fungsi-fungsi administrasi dan manajemen di atas adalah fungsi commanding. Istilah commanding dapat dipahami dan dibenarkan pada saat itu karena kondisi masyarakat Perancis yang pada waktu itu memang militeristik, serta ilmu administrasi dan manajemen pada waktu itu masih bersifat embrional.

  1. Luther M. Gullick, sarjana yang dalam karyanya Papers on the Science of Administration, mengatakan bahwa fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah:
    1. planning (perencanaan),
    2. organizing (pengorganisasian),
    3. staffing (pengadaan tenaga kerja),
    4. directing (pemberian bimbingan),
    5. coordinating (pengkoordinasian),
    6. reporting (pelaporan), dan
    7. budgeting (penganggaran).

Lebih dikenal dengan akronim “POSDCORB”. Rangkaian fungsi yang terpenting ialah fungsi directing sebagai konsep yang lebih “lunak” dari commanding. Jika dihubungkan dengan kondisi masyarakat di Amerika dan perkembangan ilmu administrasi yang telah semakin berkembang, dengan mudah dapat dipahami penggunaan istilah yang lebih lunak itu. Gullick menulis karyanya pada tahun 1930 pada waktu pengetahuan orang tentang administrasi telah lebih meningkat.

  1. John D. Miller, dalam bukunya yang berjudul Management in  the Public Service mengklasifikasikan fungsi organic administrasi dan manajemen hanya dua golongan, yaitu directing dan facilitating. Karya Millet sesuai dengan filsafat hidup yang dianutnya, ia memandang pemberian bimbingan kepada bawahan sebagai fungsi mahapenting bagi seorang pejabat pimpinan.
  2. Harold Koonts dan Cyrill O’Donnel dalam buku mereka yang berjudul Principles of Management, penekanan analisis dalam buku tersebut adalah manajemen merupakan proses. Mereka juga berpendapat bahwa dengan approachitu, klasifikasi yang mereka buat itulah bagi mereka yang paling tepat. Klasifikasi fungsi-fungsi manajemen yang  mereka berikan ialah:
    1. planning (perencanaan),
    2. organizing (pengorganisasian),
    3. staffing (pengadaan tenaga kerja),
    4. directing (pemberian bimbingan), dan
    5. controlling (pengawasan). Fungsi terpenting dalam penggerakan bawahan adalah directing.
  1. George R. Terry dalam bukunya  yang berjudul Principles of Management, Terry mengklasifikaasikan fungsi-fungsi manajemen itu sebagai berikut:
    1. planning (perencanaan),
    2. organizing (pengorganisasian),
    3. actuating (penggerakan), dan
    4. controlling (pengawasan).

Rangkaian fungsi-fungsi tersebut dikenal dengan akronim “POAC”. Terry mempergunakan istilah actuating sebagai fungsi yang menunjukkan proses penggerakan bawahan. Actuating berarti usaha mendapatkan hasil dengan penggerakan orang lain. Istilah ini jauh lebih “lunak” lagi jiak dibandingkan dengan istilah commanding atau directing. “Kelunakan” ini menurut pendapat penulis sangat dipengaruhi oleh kondisi masyarakat Amerika yang semakin demokratis serta pengertian para ilmuan yang jauh lebih mendalam lagi tentang pentingnya peranan manusia dalam proses administrasi dan manajemen.

  1. John F. Mee atau Profesor Mee adalah seorang guru besar dalam ilmu manajemen (dalam mata kuliah filsafat manajemen) di Universitas Indiana. Mee mengatakan bahwa fungsi organisasi dan manajemen adalah
    1. planning (perencanaan),
    2. organizing (pengorganisasian),
    3. motivating (pemberian motivasi), dan
    4. controlling (pengawasan).

Inti seluruh teori Mee ialah bahwa seorang manusia yang bekerja pada suatu organisasi melakukan kegiatan-kegiatannya tidak terlepas dari perhitungan-perhitungan pribadi yang akan diperolehnya. Karena itu ia mengatakan bahwa teknik penggerakan bawahan yang paling tepat ialah dengan jalan pelaksanaan dengan baik fungsi motivating yang berarti bahwa pimpinan harus dapat memeberikan motivasi dalam bentuk perangsang kepada bawahan agar bawahan itu mau memberikan yang terbaik pada dirinya -waktunya, bakatnya, keahliannya dan tenaganya- dalam usaha mencapai tujuan organisasi.

Setelah menganalisis berbagai teori mengenai fungsi organik administrasi dan manajemen, kesimpulan pembahasan di atas adalah:

  1. Pada hakikatnya terdapat keseragaman, cara berpikir di kalangan para ahli administrasi dan manajemen. Hal ini terutama terbukti dari adanya tiga fungsi yang disebut oleh semua sarjana yang dijadikan contoh di atas. Fungsi-fungsi itu ialah perencanaan (yang merupakan pengarahan kegiatan-kegiatan organisasi), pengorganisasian (sebagai usaha menciptakan wadah yang sesuai dengan kebutuhan), dan pengawasaan (sebagai usaha mengamati pelaksanaan rencana yang telah dibuat).
  2. Dalam berbagai klasifikasi yang dibuat tidak terdapat perbedaan yang fundamental, hanya perbedaan yang bersifat situasional dan terminologis yang ada.
  3. Ada trends of thought yang seirama di kalangan para ahli tersebut.
  4. Masih ada satu fungsi yang kurang mendapat perhatian para ahli. Fungsi yang terlupakan atau paling sedikit mendapat sorotan itu adalah fungsi organik, karena apabila administrator dan manajer tidak menjalankan fungsi itu akan mengakibatkan matinya organisasi.

Fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah sebagai berikut:

  1. Perencanaan (planning),
  2. Pengorganisasian (organizing),
  3. Pemberian motivasi (motivating),
  4. Pengawasan (controlling), dan
  5. Penilaian (evaluating).

sumber: Siagian, P. Sondang.2008. Filsafat Administrasi Edisi Revisi. Jakarta: Bumi Aksara